1. PERSYARATAN
   1. Persyaratan Surat Keluar :
      1. Surat  Keluar berekstensi .docx agar dapat terupload di e-buddy
      2. Surat keluar sesuai dengan format surat e-buddy dimana di dalamnya minimal ada $nomor dan $qrcode untuk tanda tangan elektronik.

2. DEFINISI
   1. Surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh sebuah instansi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada lain, baik itu perorangan atau bagian dari suatu instansi atau perusahaan.
      1. Surat keluar dikirimkan secara elektronik melalui aplikasi e-buddy, ataupun secara manual dengan di cetak dan dikirim.

4. SISTEM, MEKANISME DAN PROSEDUR

1. 1. Menyiapkan Konsep File Surat Keluar

1. 1. 1. Setiap Pelaksana / Kasi / Kabid dari OPD dapat membuat konsep surat keluar. Aplikasi esurat menyiapkan template yang dapat di download melalui menu Download Template yang ada di menu Surat Keluar.
      2. File berextensi .DOCX akan terunduh. Template .DOCX ini dapat di simpan untuk pembuatan surat selanjutnya kedepan. Selanjutnya adalah membuat konsep surat dengan template tersebut. Untuk mengubah isi dari template tersebut, pengguna dapat menggunakan Microsoft Word untuk merubah konteks surat sesuai dengan konsep surat yang akan dibuat.

1. 2. Membuat Surat Keluar

0. 1. 1. Untuk membuat surat keluar dengan melakukan klik surat keluar kemudian tambah baru
      2. Setelah itu mengisi identitas Surat Keluar seperti
1. Jenis Surat                                                : Jenis Surat
2. Kode Instansi                               : Kode Kecamatan Sidoarjo
3. Perihal                                           : Perihal Surat
4. Lampiran                                      : Lampiran
5. Kode Masalah                              : Kode Masalah Surat
6. Tanggal Surat                               : Tanggal Surat dibuat
7. Sifat                                              : Sifat Surat
8. Instansi Tujuan                             : Instansi/Dinas Tujuan Surat
1. Penandatangan Surat Utama        : Yang Menandatangani Surat
10. Gunakan Template (.Docx)          :  File isi surat (file harus .docx)
11. File Lampiran Lainnya                 :  Lampiran lainnya
50. Surat Pengantar                            : surat pengantar (Jika ada)

4.1.3  Setelah semua identitas surat keluar lengkap, kemudian klik Buat Draft Surat.

1. 3. Meneruskan Surat Keluar
      1. Setelah berhasi membuatt surat keluar, penerusan surat keluar akan dilakukan secara berjenjang sesuai hirarki di OPD, misalkan : pelaksana → kasi/kasubag  → sekretaris → Camat.

1. 4.  Penandatanganan Surat (dengan Passphrase BSrE)
      1. Jika disetujui Camat, maka surat akan di tandatangani, Jika masih ada revisi surat akan dikembalikan untuk diperbaiki
      2. Dalam penandatanganan surat keluar telah menggunakan verifikasi BsRE dimana tandatangan digital akan dibubuhkan di file PDF surat. Untuk menandatangani diperlukan NIK dan Passphrase yang terdaftar di BSrE. Jika pengguna telah memiliki Passphrase dan NIK terdaftar dapat memproses tanda tangan.
   5. Pengiriman Surat
      1. Setelah surat selesai di tandatangani, makan akan muncul notif selesai.
      2. Setelah itu surat dapat di kirim dengan mengklik tab Terusakan ke dinas tujuan, maka surat akan terkirim melalui aplikasi e-buddy.
      3. Untuk surat yang dinas tujuannya tidak terdapat dalam daftar instansi tujuan e-buddy, mka surat dapat di cetak dan di kirimkan secara manual.

5. JANGKA WAKTU PENYELESAIAN
   1. Waktu Membuat Surat Keluar maksimal 2 hari kerja.

6. BIAYA/TARIF
   1. Surat Keluar tidak dikenakan biaya (gratis).