1. PERSYARATAN
   1. Persyaratan Surat Masuk :
      1. Surat  Masuk ke OPD yang dikirim secara elektronik melalui E-buddy
      2. Surat Masuk secara hardcopy yang di kirim ke Sub bagian umum dan Kepegawaian Kecamatan Sidoarjo

2. DEFINISI
   1. Surat Masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir dengan mempergunakan buku pengiriman/ ekspedisi.
      1. Surat masuk dapat dikirimkan secara elektronik melalui aplikasi e-buddy, ataupun bisa secara manual secara surat hardcopy ke bagian umum dan kepegawaian untuk nantinya di input oleh bagian umum dan kepegawaian untuk dimasukkkan ke aplikasi e-buddy.

4. SISTEM, MEKANISME DAN PROSEDUR

   1. Membuat Surat Masuk

0. 1. 1. Untuk surat-surat masuk yang berasal dari OPD/Instansi lain yang tidak terdapat pada daftar OPD Pengirim OPD, maka harus menambah atau membuat surat masuk , dengan cara klik surat Masuk kemudian pilih Tambah Baru

      2. Setelah itu mengisi identitas Surat seperti

1. No Surat                           : Nomor surat yang diterima

2. Jenis Surat                       : Jenis Surat

3. Tanggal Surat                   : Tanggal Surat

4. Perihal                               : Perihal Surat

5. Pengirim                           : Pilih External Organisasi

6. Pengirim External             : Nama Pengirim Surat

7. Kode Masalah                  : Kode Masalah Surat

8. Tanggal Diterima              : Tanggal Surat dITerima

1. Sifat                                  : Sifat Surat

10. Alamat Pengirim               :  Alamat Pengirim Surat

11. File                                    : Hasil scan file surat yang diupload ke

                                                   ebuddy

4.1.3  Setelah semua identitas lengkap, kemudian klik Create untuk Membuat Surat.

1. 2. Menfilter Surat Masuk

1. 1. 1. Dalam Surat Masuk E-buddy terdapat 5 filter default yang dapat digunakan yaitu:

 a) Semua surat masuk saya : merupakan list semua surat masuk yang di disposikan ke pengguna yang sedang login

b) Belum saya baca : mencari berdasarkan disposisi ke pengguna yang belum dibuka / dibaca

c) Belum saya teruskan : merupakan filter untuk mencari yang belum pengguna teruskan ke bawahan.

d) Surat Baru : filter khusus admin opd untuk mencari surat di OPD yang belum di disposisikan

e) Semua surat Masuk : merupakan filter surat masuk untuk melihat semua surat masuk di OPD.

1. 1. 2. Dengan meklik salah satu filter maka akan menampilkan hasil filter surat berdasarkan filter yang di pilih

1. 3. Mendisposisi Surat masuk

      1. Untuk membuat disposisi pilih tab Disposisi kemudian isikan form disposisi sesai dengan penerima dan isi disposisi.

      2. Admin ebuddy akan membuat disposisi untuk dinaikkan ke Camat Sidoarjo.

      3. Camat Sidoarjo akan mendisposisi surat ke Sekcam/Kasi

      4. Sekcam dapat mendisposisi surat ke Kasubag / Kasi

      5. Kasi/Kasubag mendisposisi surat kepada staf

      6. Surat masuk yang sudah terdisposisi akan terlihat di list disposisi yang menampilkan tujuan, isi disposisi serta waktu dibaca disposisi.

1. 4.  Pencarian Surat masuk

      1. Untuk melakukan pencaria surat masuk klik filter ‘Semua surat Masuk di OPD”

      2. Kemudian ketikkan kata kunci untuk melakukan pencarian, bisa  dari No. surat, Nomor agenda, Tanggal surat, Tanggal Diterima, Perihal ataupun Pengirim surat.

      3. Hasil pencarian akan ditampilkan sesuai kata kunci yang dimasukkan.

      4. JANGKA WAKTU PENYELESAIAN
         1. Waktu Membuat Surat Masuk maksimal 1 hari kerja.
      5. BIAYA/TARIF
         1. Surat Masuk tidak dikenakan biaya (gratis).

      6.