Surat Masuk
- PERSYARATAN
- Persyaratan Surat Masuk :
- Surat Masuk ke OPD yang dikirim secara elektronik melalui E-buddy
- Surat Masuk secara hardcopy yang di kirim ke Sub bagian umum dan Kepegawaian Kecamatan Sidoarjo
- Persyaratan Surat Masuk :
- DEFINISI
- Surat Masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir dengan mempergunakan buku pengiriman/ ekspedisi.
- Surat masuk dapat dikirimkan secara elektronik melalui aplikasi e-buddy, ataupun bisa secara manual secara surat hardcopy ke bagian umum dan kepegawaian untuk nantinya di input oleh bagian umum dan kepegawaian untuk dimasukkkan ke aplikasi e-buddy.
- Surat Masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir dengan mempergunakan buku pengiriman/ ekspedisi.
-
SISTEM, MEKANISME DAN PROSEDUR
-
Membuat Surat Masuk
-
-
-
-
Untuk surat-surat masuk yang berasal dari OPD/Instansi lain yang tidak terdapat pada daftar OPD Pengirim OPD, maka harus menambah atau membuat surat masuk , dengan cara klik surat Masuk kemudian pilih Tambah Baru
-
Setelah itu mengisi identitas Surat seperti
-
-
-
No Surat : Nomor surat yang diterima
-
Jenis Surat : Jenis Surat
-
Tanggal Surat : Tanggal Surat
-
Perihal : Perihal Surat
-
Pengirim : Pilih External Organisasi
-
Pengirim External : Nama Pengirim Surat
-
Kode Masalah : Kode Masalah Surat
-
Tanggal Diterima : Tanggal Surat dITerima
-
Sifat : Sifat Surat
-
Alamat Pengirim : Alamat Pengirim Surat
-
File : Hasil scan file surat yang diupload ke
ebuddy
4.1.3 Setelah semua identitas lengkap, kemudian klik Create untuk Membuat Surat.
-
-
Menfilter Surat Masuk
-
-
-
-
Dalam Surat Masuk E-buddy terdapat 5 filter default yang dapat digunakan yaitu:
-
-
a) Semua surat masuk saya : merupakan list semua surat masuk yang di disposikan ke pengguna yang sedang login
b) Belum saya baca : mencari berdasarkan disposisi ke pengguna yang belum dibuka / dibaca
c) Belum saya teruskan : merupakan filter untuk mencari yang belum pengguna teruskan ke bawahan.
d) Surat Baru : filter khusus admin opd untuk mencari surat di OPD yang belum di disposisikan
e) Semua surat Masuk : merupakan filter surat masuk untuk melihat semua surat masuk di OPD.
-
-
-
Dengan meklik salah satu filter maka akan menampilkan hasil filter surat berdasarkan filter yang di pilih
-
-
-
-
Mendisposisi Surat masuk
-
Untuk membuat disposisi pilih tab Disposisi kemudian isikan form disposisi sesai dengan penerima dan isi disposisi.
-
Admin ebuddy akan membuat disposisi untuk dinaikkan ke Camat Sidoarjo.
-
Camat Sidoarjo akan mendisposisi surat ke Sekcam/Kasi
-
Sekcam dapat mendisposisi surat ke Kasubag / Kasi
-
Kasi/Kasubag mendisposisi surat kepada staf
-
Surat masuk yang sudah terdisposisi akan terlihat di list disposisi yang menampilkan tujuan, isi disposisi serta waktu dibaca disposisi.
-
-
-
-
Pencarian Surat masuk
-
Untuk melakukan pencaria surat masuk klik filter ‘Semua surat Masuk di OPD”
-
Kemudian ketikkan kata kunci untuk melakukan pencarian, bisa dari No. surat, Nomor agenda, Tanggal surat, Tanggal Diterima, Perihal ataupun Pengirim surat.
-
Hasil pencarian akan ditampilkan sesuai kata kunci yang dimasukkan.
- JANGKA WAKTU PENYELESAIAN
- Waktu Membuat Surat Masuk maksimal 1 hari kerja.
- BIAYA/TARIF
- Surat Masuk tidak dikenakan biaya (gratis).
-
-
-